「あのファイル、どこに保存したっけ…」
そんな経験は誰にでもあります。ある調査では、ビジネスパーソンは年間150時間以上を「探し物」に費やしていると言われています。これは1か月分の労働時間に匹敵する大きなロスです。
この記事では、私が実践している「探し物をゼロにする」デジタル整理術を紹介します。ポイントは 命名規則・フォルダ構造・クラウド活用 の3つ。今日からすぐに取り入れられる具体的な方法を解説します
目次
ルール1:【命名規則】未来の自分が検索しやすいファイル名をつける
黄金ルール
「日付_プロジェクト名_内容_バージョン.拡張子」のように必要要素・順番を統一する。
例：20251031_A社案件_提案書ver3.pptx
- 半角英数字＋アンダースコアを基本にする
- スペースでの区切りは避ける（検索や共有で不具合が出やすい）
- バージョン管理を明示して「どれが最新？」問題を解消
命名規則は「未来の自分へのメッセージ」。検索窓にキーワードを入れれば一発で見つかる状態を作りましょう。
ルール2:【フォルダ構造】誰が見ても迷わない「地図」を作る
基本3階層
| 階層 | フォルダ名 | 用途 |
|---|---|---|
| ① | Active（進行中案件） | 現在進行中のプロジェクトを格納 |
| ② | Archives（完了案件） | 完了済み案件を保存、参照用 |
| ③ | Resources（資料・テンプレート） | 汎用的な資料やテンプレートを保管 |
案件フォルダの標準構造
- 01_議事録
- 02_提案資料
- 03_参考資料
- 04_成果物
ルール3:【クラウド活用】場所を問わずにアクセスできる「外部倉庫」を持つ
クラウドサービス比較表
| サービス | 無料容量 | 強み | 向いている人 |
|---|---|---|---|
| Dropbox | 2GB | 同期スピードが速い、外部共有に強い | 外部パートナーと頻繁にファイル共有する人 |
| Google Drive | 15GB | Gmail・Google Docsとシームレス連携、検索機能が優秀 | Googleサービスを日常的に使う人、共同編集が多い人 |
| OneDrive | 5GB | Microsoft 365との親和性が高い、Office文書との連携が強力 | Word/Excel/PowerPointを業務で多用する人 |
実践ポイント
- デスクトップやドキュメントをクラウドと同期
- PC故障や紛失時でも即復旧できる安心感
- 社内外のメンバーとスムーズにファイル共有
Before／Afterで見るデスクトップ整理
Before（整理前）
- デスクトップにアイコンがびっしり
- 「新しいフォルダ」「最終版2」など曖昧な名前が乱立
- 必要なファイルを探すのに毎回数分かかる
After（整理後）
- デスクトップには「進行中案件」「完了案件」「資料」の3つだけ
- 案件フォルダは統一ルールで整理
- ファイル名は「20251031_A社案件_提案書ver3.pptx」のように一目で分かる
- 探す時間：5分 → 10秒
チェックリストで実践度を確認
命名規則
- ファイル名は「日付_プロジェクト名_内容_バージョン」で統一している
- 半角英数字＋アンダースコアを基本にしている
- 「最終版」「コピー」など曖昧な名前を使っていない
フォルダ構造
- 「進行中案件」「完了案件」「資料」の3階層を基本にしている
- 案件ごとに同じ構造を使っている
- 誰が見ても迷わない「地図」になっている
クラウド活用
- 自分に合ったクラウドサービスを選んでいる
- デスクトップやドキュメントをクラウドと同期している
- PC故障や紛失時でもすぐに復旧できる状態になっている
まとめ：整理術は未来の自分への「最高の贈り物」
デジタル整理は一度仕組みを作れば、あとはルール通りに運用するだけ。未来の自分に膨大な時間をプレゼントする「資産」になります。
完璧を目指す必要はありません。まずは今日作るファイル1つから命名規則を試してみましょう。その小さな一歩が、あなたの生産性を劇的に変えていきます。
